Практика автоматизации
Распределение расходов по подразделениям
Заказать демо
10 минут на чтение
Управленческий учёт в розничной сети
Контекст и боль
Расход должен попасть к фактическому потребителю
Одной из ключевых задач экономиста в розничном бизнесе является обеспечение корректного распределения расходов. Под распределением расходов понимается процесс отнесения затрат на те центры финансовой ответственности, которые являются фактическими потребителями данных услуг или инициаторами затрат.
Например, расходы на наружную рекламу, нацеленную на аудиторию конкретного города, не должны распределяться на всю розничную сеть. Такие затраты необходимо отражать исключительно в финансовом результате магазинов данного города.
01
100 статей
Количество расходов, которые необходимо распределить.
02
50 магазинов
Подразделения, между которыми распределяются затраты.
03
5 000 записей
Объём ручного ввода при распределении.
04
20 часов
Чистая рутина каждый месяц плюс вероятность усталостной ошибки.
Компания оплатила наружную рекламу в Екатеринбурге. Эти затраты должны лечь в финансовый результат только екатеринбургских магазинов, а не всей сети.
Почему не подошёл типовой функционал 1С
Два критичных ограничения
В типовой КА 2.5 есть механизм распределения расходов через настройку правил в статьях расходов и закрытие месяца. Но для наших реалий у него есть два критичных ограничения.
1
Нет точечности
Нельзя распределить конкретный документ или конкретную затрату: система работает только со статьями в целом.
2
Нет гибкости
Невозможно указать произвольные проценты или доли распределения затрат между подразделениями.
Типовой механизм 1С
Настройки распределения статьи расходов
Панель быстрого действия «Распределить»
Что мы изменили
Мы добавили панель быстрого действия «Распределить» в список документов «Прочие доходы и расходы».
Доработанная форма списка
Поля и кнопка запуска распределения
Поле 01
Месяц распределения
За какой период распределяем расходы.
Поле 02
Статья расходов
Какую статью берём в работу.
Поле 03
Подразделение
Необязательное ограничение по группе магазинов.
Действие
Распределить
Кнопка запускает процесс и проверяет заполнение полей.
Шесть последовательных операций
Система автоматически считает базу распределения, получает данные из выбранного документа, рассчитывает доли, распределяет суммы и формирует документы «Реклассификация расходов».
01
Считаем базу
Система находит выручку каждого подразделения за месяц и общую сумму. Если выручки нет, процесс останавливается с предупреждением.
02
Получаем исходный документ
Система получает документ, выбранный для распределения, и читает суммы расходов из его строк.
03
Считаем доли
Для каждого магазина вычисляется коэффициент: доля равна выручке магазина, разделённой на общую выручку.
04
Распределяем суммы
Все виды сумм делятся пропорционально долям, чтобы данные корректно отражались во всех видах учёта.
05
Формируем документ
Создаётся документ «Реклассификация расходов»: исходный расход, магазин-получатель, его доля и служебная метка.
06
Обновляем результаты
При повторном запуске старые автодокументы не дублируются, один переиспользуется, новый документ сразу проводится.
Наглядный пример
100 000 ₽ по статье «Аренда»
Допустим, расход 100 000 ₽ по статье «Аренда» нужно разделить между двумя магазинами. Расход разделится на две строки реклассификации.
Подразделение
Выручка за месяц
Доля
Получено расходов
Магазин №1
600 000 ₽
60%
60 000 ₽
Магазин №2
400 000 ₽
40%
40 000 ₽
Итого
1 000 000 ₽
100%
100 000 ₽
Полезные функции доработки
Что учтено в ежедневной работе
01
Безопасный перезапуск
После корректировки выручки старые автодокументы не задублируются, а заменятся актуальными данными.
02
Работа с иерархией
Можно выбрать группу, например «Магазины Урала», и распределить расходы только внутри неё.
03
Запоминание настроек
Месяц, статья и подразделение сохраняются в персональных настройках формы.
04
Безопасность для базы
Типовая структура документа не меняется: добавлены только модуль менеджера и форма списка.
Автор статьи
Георгий Галич
Специалист группы разработки
Оставьте контакт, чтобы обсудить Ваши задачи
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Или позвоните нам:
+7 (800) 333-16-73